People Coordinator (m/w/d)

Die Aristo Pharma GmbH mit Sitz in Berlin wurde 2008 gegründet und gehört heute zu den wachstumsstarken Pharmaunternehmen in Europa. Unser Anspruch ist es, Gesundheit neu zu denken und pharmazeutische Lösungen kontinuierlich weiterzuentwickeln – mit dem Ziel, Therapien wirksam, verträglich und zugleich einfach in der Anwendung zu gestalten. Unser Portfolio umfasst verschreibungspflichtige Arzneimittel, innovative Medizinprodukte, OTC-Produkte sowie pflanzliche Präparate und deckt damit ein breites Spektrum moderner Versorgung ab. Über 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 13 Ländern tragen täglich dazu bei, dass unsere Produkte zuverlässig dort ankommen, wo sie gebraucht werden – bei Ärztinnen und Ärzten, Apotheken, im Großhandel und bei Patientinnen und Patienten.

Zur Unterstützung unserer Abteilung People & Talent Management suchen wir in Festanstellung am Standort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen:

People Coordinator (m/w/d)

Deine Mission:

Du liebst es, Prozesse zu organisieren, Menschen zusammenzubringen und den Überblick zu behalten? Dann bist du bei uns genau richtig. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Bewerbenden, Fachbereichen und unserem People & Talent Management. Du sorgst dafür, dass Recruiting-Prozesse professionell, effizient und wertschätzend ablaufen und unterstützt gleichzeitig dabei, neue Mitarbeitende erfolgreich an Bord zu holen. Mit deinem Organisationstalent trägst du maßgeblich zu einer überzeugenden Candidate und Employee Experience bei.

• Professionelle Erstellung von Stellenanzeigen und Platzierung über geeignete Kanäle
• Betreuung des Bewerbermanagements von der eingehenden Bewerbung bis zur finalen Korrespondenz
• Sicherstellung eines professionellen und wertschätzenden Bewerbererlebnisses während des gesamten Recruiting-Prozesses
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Professionalisierung unserer Recruiting-Prozesse sowie Mitarbeit in HR-Projekten
• Organisation und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeitender, einschließlich der Vorbereitung von Welcome-Paketen, Onboarding-Unterlagen und Organisation des ersten Arbeitstags
• Unterstützung des People & Talent Managements bei administrativen Aufgaben wie Zeugniserstellung, Dokumentenmanagement, Pflege digitaler Personalakten
• Bearbeitung von Krankmeldungen und eAU-Prozessen
• Verantwortung für die Digitalisierung, Archivierung und rechtssichere Ablage personalrelevanter Dokumente
• Organisation, Abstimmung und Nachverfolgung von internen Terminen zur Sicherstellung einer effizienten Kommunikation zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Personalwesen oder vergleichbares Studium
• Erfahrung im Recruiting und Bewerbermanagement oder in einer vergleichbaren HR-Funktion, idealerweise in Rexx Systems
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern
• Hohes Maß an Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Vertrauensvoller Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
• Sichere Englischkenntnisse
  

Warum diese Rolle für dich spannend ist:

Du übernimmst eine Schlüsselrolle an einem entscheidenden Punkt der Employee Journey: dem Recruiting und Onboarding sowie der Sicherstellung wichtiger HR Prozesse im Employee Lifecycle. Dein Beitrag sorgt dafür, dass Bewerbende unser Unternehmen professionell, wertschätzend und organisiert erleben. Gleichzeitig erhältst du tiefe Einblicke in verschiedenste HR-Prozesse und kannst aktiv an der Weiterentwicklung unserer Recruiting-, Onboarding- und People-Service-Landschaft mitwirken. Die Position bietet eine attraktive Mischung aus operativer Verantwortung, direktem Kontakt mit Menschen und spannender Projektarbeit.

• Attraktive Rahmenbedingungen: Deine finanzielle Stabilität sichern wir durch ein Vergütungspaket, bestehend aus einem attraktiven Monatsentgelt, Weihnachtsgeld und einem Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Arbeit & Privates: Wann immer es möglich ist, bieten wir dir die Flexibilität, die du benötigst bei der Arbeitszeitgestaltung und/oder dem Arbeitsort (Büro oder bis zu drei Tagen pro Woche mobil). Zudem erhältst du 30 Urlaubstage pro Jahr.
• Einarbeitung & Entwicklung: Unser Onboarding befähigt dich, durch die Unterstützung eines professionellen und von Engagement geprägten Teams, schnell zu selbstständiger Arbeit. Nutze außerdem unsere umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Kollegiales Miteinander: Wir bieten dir ein herzliches Miteinander, Austausch und Inspiration untereinander sowie flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege. Freue dich zudem auf Mitarbeitenden-Events.
• Gesundheit & Prävention: Profitiere von vielseitigen Angeboten zum Gesundbleiben. Wir bieten dir regelmäßige Gesundheitstage, Fitnesskooperationen, eine Kantine mit frischen Mahlzeiten, Obstkörbe sowie betriebsärztliche Untersuchungen an.
• Hohes Mobilitätsbewusstsein: Wir bezuschussen nachhaltige Mobilitätsoptionen wie das Bike-Leasing oder das Jobticket.
• Corporate Benefits: Freue dich über finanzielle Entlastungen durch Mitarbeitenden-Vorteile und Rabatte bei benefits.me und corporate benefits.